1. Главное меню
2. Библиотека
3. Министерство имущественных отношений

ПОЛОЖЕНИЕ об обработке персональных данных в министерстве имущественных и земельных отношений, фина

ПОЛОЖЕНИЕ

об обработке персональных данных в министерстве имущественных и земельных отношений, финансового оздоровления предприятий, организаций

Ростовской области

Ростов-на-Дону

2011 год

1. Общие положения

1.1. Целью положения об обработке персональных данных в министерстве имущественных и земельных отношений, финансового оздоровления предприятий, организаций Ростовской области (далее - Положение) является защита персональных данных от несанкционированного доступа, неправомерного их использования или утраты.

1.1.          Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечении срока хранения, определенного законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами министерства имущественных и земельных отношений, финансового оздоровления предприятий, организаций Ростовской области (далее – Министерство) если иное не определено законом.

1.2.          Настоящее Положение утверждается министром и является обязательным для исполнения всеми работниками, имеющими доступ к персональным данным.

1. Понятие и состав персональных данных

2.1.          Персональные данные – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями. Под информацией понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни субъекта персональных данных (далее - лица), позволяющие идентифицировать его личность.

2.2.          В состав персональных данных Министерства входят:

2.2.1.   Сведения о сотрудниках (анкетные и биографические данные, наименование структурного подразделения, занимаемая должность, сведения о текущем должностном окладе, паспортные данные, адрес прописки, ИНН, номер страхового свидетельства, данные об образовании, данные о детях, данные о семейном положении, содержание трудового договора, содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию, личные дела и трудовые книжки сотрудников);

2.2.2.   сведения о претендентах на аттестат кадастрового инженера (ФИО, контактный телефон, адрес места жительства, дата и место рождения, данные документа, удостоверяющего личность, диплом об образовании, наличие/отсутсвие судимости).

1. Обработка персональных данных

3.1.          Под обработкой персональных данных понимается получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных.

3.2.          В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных обязаны соблюдать следующие общие требования:

3.2.1.   обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

3.2.2.   при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым Кодексом и иными федеральными законами;

3.2.3.   получение персональных данных может осуществляться как путем представления их самим лицом, так и путем получения их из иных источников;

3.2.4.   если персональные данные, возможно, получить только у третьей стороны, то лицо должно быть уведомлено об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить лицу о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а так же о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа лица дать письменное согласие на их получение. Согласие субъекта персональных данных не требуется в случае, если обработка персональных данных ведется для осуществления и выполнения, возложенных законодательством Российской Федерации на Министерство функций, полномочий и обязанностей, не предусматривающих получение согласия субъекта на обработку персональных данных;

3.2.5.   работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные лиц о политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений данные о частной жизни (информация о жизнедеятельности в сфере семейных бытовых, личных отношений) могут быть получены и обработаны работодателем только с письменного согласия лица;

3.2.6.   работодатель не имеет право получать и обрабатывать персональные данные лица о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

3.3.          К обработке, передаче и хранению персональных данных могут иметь доступ следующие сотрудники:

3.3.1.   министр;

3.3.2.   заместитель министра;

3.3.3.   сотрудники финансово-экономического отдела;

3.3.4.   сотрудники отдела кадровой и мобилизационной работы, делопроизводства и архива;

3.3.5.   сотрудники отдела регистрации и мониторинга использования земельных участков.

3.4.          Использование персональных данных возможно только в соответствии с целями, определившими их получение. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации. Ограничение прав граждан Российской Федерации на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством.

3.5.          Передача персональных данных возможна только с согласия лица или в случаях, прямо предусмотренных законодательством. При передаче персональных данных работодатель должен соблюдать следующие требования:

3.5.1.   не сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согласия лица, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью, а также в случаях, установленных федеральным законом;

3.5.2.   не сообщать персональные данные в коммерческих целях без письменного согласия лица;

3.5.3.   предупредить лиц, получающих персональные данные, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными в порядке, установленном федеральными законами;

3.5.4.   разрешать доступ к персональным данным, только специально уполномоченным лицам, определенным приказом по организации, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

3.5.5.   не запрашивать информацию о состоянии здоровья лица, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

3.5.6.   передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым Кодексом, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций;

3.5.7.   передача персональных данных от держателя или его представителей внешнему потребителю может допускаться в минимальных объемах и только в целях выполнения задач, соответствующих объективной причине сбора этих данных;

3.5.8.   при передаче персональных данных потребителям (в том числе и в коммерческих целях) за пределы организации работодатель не должен сообщать эти данные третьей стороне без письменного согласия лица, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью или в случаях, установленных федеральным законом.

3.6.          Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных распространяются как на бумажные, так и на электронные (автоматизированные) носители информации.

3.7.          Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации по телефону или факсу.

3.8.          Хранение персональных данных должно происходить в порядке, исключающем их утрату или их неправомерное использование.

3.9.          При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения. Работодатель учитывает личные качества работника, его добросовестный и эффективный труд.

1. Доступ к персональным данным

4.1.          Право внутреннего доступа (доступ внутри организации) к персональным данным, имеют:

4.1.1.    министр;

4.1.2.   заместитель министра;

4.1.3.    руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к личным данным только сотрудников своего подразделения);

4.1.4.   при переводе из одного структурного подразделения в другое, доступ к персональным данным сотрудника может иметь руководитель нового подразделения;

4.1.5.   само лицо, носитель данных;

4.1.6.   другие сотрудники организации при выполнении ими своих служебных обязанностей.

4.2.          Право внешнего доступа к персональным данным имеют:

4.2.1.   к числу массовых потребителей персональных данных вне организации можно отнести государственные и негосударственные функциональные структуры: налоговые инспекции, правоохранительные органы, органы статистики, страховые агентства, военкоматы, органы социального страхования, пенсионные фонды, подразделения муниципальных органов управления;

4.2.2.   надзорно-контрольные органы имеют доступ к информации только в сфере своей компетенции;

4.2.3.   организации, в которые сотрудник может осуществлять перечисления денежных средств (страховые компании, негосударственные пенсионные фонды, благотворительные организации, кредитные учреждения), могут получить доступ к персональным данным работника только в случае его письменного разрешения.

4.2.4.   другие организации: сведения о работающем сотруднике или уже уволенном могут быть предоставлены другой организации только с письменного запроса на бланке организации, с приложением копии нотариально заверенного заявления работника; персональные данные сотрудника могут быть предоставлены родственникам или членам его семьи только с письменного разрешения самого сотрудника; в случае развода бывшая супруга (супруг) согласно Уголовного Кодекса Российской Федерации имеют право обратиться в организацию с письменным запросом о размере заработной платы сотрудника без его согласия.

1. Защита персональных данных.

5.1.          Под угрозой или опасностью утраты персональных данных понимается единичное или комплексное, реальное или потенциальное, активное или пассивное проявление злоумышленных возможностей внешних или внутренних источников угрозы создавать неблагоприятные события, оказывать дестабилизирующее воздействие на защищаемую информацию.

5.2.          Риск угрозы любым информационным ресурсам создают стихийные бедствия, экстремальные ситуации, террористические действия, аварии технических средств и линий связи, другие объективные обстоятельства, а также заинтересованные и незаинтересованные в возникновении угрозы лица.

5.3.          Защита персональных данных представляет собой жестко регламентированный технологический процесс, предупреждающий нарушение доступности, целостности, достоверности и конфиденциальности персональных данных и, в конечном счете, обеспечивающий достаточно надежную безопасность информации в процессе управленческой и производственной деятельности компании.

5.4.          Защита персональных данных от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств и в порядке, установленном федеральным законом.

5.5.          Внутренняя защита.

Основным виновником несанкционированного доступа к персональным данным является, как правило, персонал, работающий с документами и базами данных. Регламентация доступа персонала к конфиденциальным сведениям, документам и базам данных входит в число основных направлений организационной защиты информации и предназначена для разграничения полномочий между руководителями и специалистами организации. Для обеспечения внутренней защиты персональных данных работников необходимо соблюдать ряд мер:

5.5.1.   ограничение и регламентация состава работников, функциональные обязанности которых требуют конфиденциальных знаний;

5.5.2.   строгое избирательное и обоснованное распределение документов и информации между работниками;

5.5.3.   рациональное размещение рабочих мест работников, при котором исключалось бы бесконтрольное использование защищаемой информации;

5.5.4.   знание работником требований нормативно – методических документов по защите информации и сохранении тайны;

5.5.5.   наличие необходимых условий в помещении для работы с конфиденциальными документами и базами данных;

5.5.6.   определение и регламентация состава работников, имеющих право доступа (входа) в помещение, в котором находится вычислительная техника;

5.5.7.   организация порядка уничтожения информации;

5.5.8.   своевременное выявление нарушения требований разрешительной системы доступа работниками подразделения;

5.5.9.   воспитательная и разъяснительная работа с сотрудниками подразделения по предупреждению утраты ценных сведений при работе с конфиденциальными документами;

5.5.10.                      не допускается выдача личных дел сотрудников на рабочие места руководителей. Личные дела могут выдаваться на рабочие места только министру, сотрудникам отдела кадровой и мобилизационной работы, делопроизводства и архива, по письменному разрешению министра, - руководителю других структурных подразделений (например, при подготовке материалов для аттестации работника);

5.6.          Внешняя защита.

Для защиты конфиденциальной информации создаются целенаправленные неблагоприятные условия и труднопреодолимые препятствия для лица, пытающегося совершить несанкционированный доступ и овладение информацией. Целью и результатом несанкционированного доступа к информационным ресурсам может быть не только овладение ценными сведениями и их использование, но и их видоизменение, уничтожение, внесение вируса, подмена, фальсификация содержания реквизитов документа и др. Под посторонним лицом понимается любое лицо, не имеющее непосредственного отношения к деятельности Министерства, посетители, работники других организационных структур. Посторонние лица не должны знать распределение функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в отделе кадровой и мобилизационной работы, делопроизводства и архива. Для обеспечения внешней защиты персональных данных сотрудников необходимо соблюдать ряд мер:

5.6.1.   порядок приема, учета и контроля деятельности посетителей;

5.6.2.   пропускной режим организации;

5.6.3.   учет и порядок выдачи удостоверений;

5.6.4.   технические средства охраны, сигнализации;

5.6.5.   порядок охраны территории, зданий, помещений, транспортных средств;

5.6.6.   требования к защите информации при интервьюировании и собеседованиях.

5.7.          Все лица, связанные с получением, обработкой и защитой персональных данных, обязаны подписать обязательство о неразглашении персональных данных.

5.8.          По возможности персональные данные обезличиваются.

5.9.          Кроме мер защиты персональных данных, установленных законодательством, работодатели, работники и их представители могут вырабатывать совместные меры защиты персональных данных работников.

1. Права и обязанности

6.1.          Закрепление прав лица, регламентирующих защиту его персональных данных, обеспечивает сохранность полной и точной информации о нем.

6.2.          Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных лиц, а также об их правах и обязанностях в этой области.

6.3.          В целях защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, лицо имеет право:

6.3.1.   требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных;

6.3.2.   на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные;

6.3.3.   персональные данные оценочного характера дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

6.3.4.   определять своих представителей для защиты своих персональных данных;

6.3.5.   на сохранение и защиту своей личной и семейной тайны.

6.4.          Работник обязан:

6.4.1.   передавать работодателю или его представителю комплекс достоверных, документированных персональных данных, состав которых установлен Трудовым Кодексом Российской Федерации;

6.4.2.   своевременно сообщать работодателю об изменении своих персональных данных.

6.5.          Работники ставят работодателя в известность об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения, что получает отражение в трудовой книжке на основании представленных документов. При необходимости изменяются данные об образовании, профессии, специальности, присвоении нового классного чина и пр.

6.6.          В целях защиты частной жизни, личной и семейной тайны работники не должны отказываться от своего права на обработку персональных данных только с их согласия, поскольку это может повлечь причинение морального, материального вреда.

1. Ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными

7.1.          Персональная ответственность – одно из главных требований к организации функционирования системы защиты персональной информации и обязательное условие обеспечения эффективности этой системы.

7.2.          Юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочиями владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

7.3.          Руководитель, разрешающий доступ сотрудника к конфиденциальному документу, несет персональную ответственность за данное разрешение.

7.4.          Каждый сотрудник организации, получающий для работы конфиденциальный документ, несет единоличную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.

7.5.          Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

7.6.          За неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него обязанностей по соблюдению установленного порядка работы со сведениями конфиденциального характера работодатель вправе применять предусмотренные Трудовым Кодексом Российской Федерации дисциплинарные взыскания.

7.7.          Должностные лица, в обязанность которых входит ведение персональных данных сотрудника, обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом. Неправомерный отказ в предоставлении собранных в установленном порядке документов, либо несвоевременное предоставление таких документов или иной информации в случаях, предусмотренных законом, либо предоставление неполной или заведомо ложной информации – влечет наложение на должностных лиц административного штрафа в размере, определяемом Кодексом об административных правонарушениях.

7.8.          В соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации лица, незаконными методами получившие информацию, составляющую служебную тайну, обязаны возместить причиненные убытки, причем такая же обязанность возлагается и на работников.

7.9.          Уголовная ответственность за нарушение неприкосновенности частной жизни (в том числе незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющего его личную или семейную тайну, без его согласия), неправомерный доступ к охраняемой законом компьютерной информации, неправомерный отказ в предоставлении собранных в установленном порядке документов и сведений (если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан), совершенные лицом с использованием своего служебного положения наказывается штрафом, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, либо арестом в соответствии с Уголовным Кодексом Российской Федерации.

7.10.     Неправомерность деятельности органов государственной власти и организаций по сбору и использованию персональных данных может быть установлена в судебном порядке.

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ: